Времена, когда предприятие полностью вело бумажный документооборот и выделяло целые помещения под архив, к счастью, постепенно уходят в прошлое. Внедрение системы электронного документооборота делает возможным хранить тонны информации в гигабайтах маленького съемного носителя – флешки. Однажды, наступит такое время, когда все электронные договора, приказы, регламенты и прочие документы всех организаций поголовно будут храниться на виртуальных стеллажах электронного архива, в котором никогда не появится пыль. А при грамотном хранении электронной информации, ей будут не страшны ни пожары, ни наводнения.
Однако это не освобождает специалистов, в чьи обязанности вменены функции по архивации и хранению данных, от необходимых знаний по грамотному хранению каждого документа. Для этого рекомендуется пройти специализированное обучение по направлению архивное дело.
Зачем нужен архив?
Во-первых, все предприятия и частных лиц государство обязывает вести архив документов в соответствии с 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Отдельно в этом законе выделена обязанность по хранению документов, касающихся личного состава организации.
Во-вторых, архивные документы могут понадобиться при судебных разбирательствах, спорах с партнерами и сотрудниками, при решении социально-правовых запросов граждан и во всех прочих ситуациях.
Отсюда вытекают и функции архивариуса:
Прием и упорядочивание документов,
Учет принятых документов и обеспечение их сохранности,
Присвоение документам номенклатуры,
Ведение актуального журнала учета документов архива,
Своевременное предоставление документов из архива по запросу руководителей.
Для должного выполнения этих функций начинающему специалисту архива необходимо пройти обучение на семинарах и курсах по архивному делу, а уже опытным специалистам освоить программы повышения квалификации или программы профессиональной переподготовки по направлению архивное дело.
Нужно ли помещение под архив или нет?
Несмотря на то, что многие документы уже хранятся в архивах ЭДО, в настоящее время существует еще множество различной документации на бумажных носителях. Но закон ФЗ-125 не заставляет предприятия заводить отдельное помещение для архива. Однако, опыт многих поколений, показывает, что сохранить должное состояние документов, без его изоляции от текущей деятельности организации, практически нереально. Поэтому все же желательно выделить отдельное место для хранения документов, либо заключить договор с государственным или коммерческим архивом.
Ответственность за нарушение правил хранения архива.
Если произошли события, повлекшие порчу или утерю архива, то сотрудник, являющийся ответственным за хранение драгоценного архива, наказывается штрафом согласно Статье 13.20. КоАП РФ. А в его отсутствие такая ответственность возлагается на руководителя организации.
Будущее уже наступает. 
Отсюда вытекают и функции архивариуса: