Архивное дело – с чего начать, что должен знать и уметь специалист

Многие исполненные документы нельзя уничтожать по закону определённое время или они ещё могут быть востребованы. В таком случае они все отравляются на хранение в архив. Занимается его организацией, ведением и обслуживанием архивист.

Подобный специалист востребован во многих государственных структурах и крупных компаниях с большим документооборотом. Специальность это не самая распространённая, но трудоустроиться вполне возможно. При этом вместе с прогрессом она отчасти упростилась.

 

Содержание

В этой статье вы узнаете:

 

Суть профессии

Главным образом за документооборот в организациях отвечают делопроизводители. А вот когда они уже не так нужны, документы поступают в архив. И вот здесь уже начинается сфера ответственности архивариуса.

Он организует хранение и сохранность документации, в любом её формате, будь то бумажные носители, аудио или видеосвидетельства. Причём обеспечивает не просто их перемещение в архив, а ведёт строгий учёт и регистрацию, систематизируя их для возможного поиска. Когда же приходят сроки, данный же специалист занимается уничтожением или отправкой документов.

 

Что должен уметь специалист

Планировать занять должность архивариуса, вам следует, уже обладая такими навыками, как:

  • вывод документации из документооборота
  • оформление их в архив
  • классификация и группировка по делам, описям и стеллажам
  • обеспечение и контроль за режимом хранения
  • списание и уничтожение документации согласно действующим стандартам

 

Что нужно знать / изучать

Программа обучение на данную специальность носит достаточно определённый характер, вам потребуется позаниматься по таким направлениям:

  1. Делопроизводство. Вам надо познакомиться с тем, как устроено документационное обеспечение в рамках деятельности различных организаций. Подобная дисциплина как раз и прорабатывает различные теоретические и практические аспекты данного вопроса. Архивирование также входит в число разделов, представленных в делопроизводстве. Но не лишним будет ознакомиться и с документированием, и непосредственно документооборотом.

  2. Архивоведение. Достаточно широко стоит изучить эту дисциплину. За счёт этого вы получите академические знания в области создания и ведения архива. Ознакомьтесь с их типами, методами архивоведения и работы с фондом. В общем виде можно просмотреть историю данной области. Особое внимание обратите на приход современных технологий в эту сферу, то есть цифровизацию ведения архива. В частности, полезно узнать об оцифровке документов.

  3. Законодательство. Многие документы не подлежат тому, чтобы их просто выбросить. В отечественном законодательстве очень чётко регулируется вопрос их хранения и главное утилизации. Для этого существуют соответствующие стандарты и нормы, вам надо с ними тщательным образом познакомиться.

  4. ПО. Подобный специалист сейчас, прежде всего, работают за компьютером. Бумажный учёт и регистрация списанной/исполненной документации тоже ведётся, но при большом её обороте необходимо ведение цифровых баз. Поэтому надо уметь использовать различные программы типа Word, Excel и некоторые специализированные комплексы, типа 1С:Архив или аналогов.

  5. Информационная безопасность. Оцифровка архивной информации сейчас достаточно популярна. При этом доступ к ней со стороны всё так же не должен быть свободным. Поэтому архивариусам следует, хотя бы базово, ознакомиться с методами и средствами обеспечения информационной безопасности. Почитайте о соответствующих принципах и организации защиты от несанкционированного доступа.

  6. Техника. Вам потребуется научиться работать с типичным для офиса набором оргтехники. Компьютеры, принтеры, факсы и т.п. – учитесь обращаться с подобной техникой. Если же в организации практикуется оцифровка документации, это тоже может стать вашей задачей. Поэтому необходимо будет поучиться работать с техникой для оцифровки и описания объектов, будь то сканеры, фото и видео аппараты.

 

Где учиться

Самостоятельно:

  • Некоторые компании с большим документооборотом готовы принять молодых специалистов на должность младшего сотрудника в такой отдел. Обучение будет идти от сотрудника, к которому вас прикрепят. Но это сложно и рассчитывать можно только на младшую должность с низким заработком.

  • Архивное дело хорошо изучено и есть учебники для подготовки к нему. Такая подготовка вполне неплохая. Однако на реальной работе вы скорее всего столкнётесь с тем, о чём не написано в книгах.

  • Видеоуроки могут быть неплохим вариантом дополнительной подготовки. Авторы делятся не только теорией, но и в некоторых случаях своим опытом. Правда реальные навыки так вы всё-таки наработать не сможете.

Курсы:

  • Для обучения архивистом есть курсы. С их помощью есть шанс качественно освоить профессию. Вам не просто дадут голую теорию, но и дадут возможность попрактиковаться в такой работе. Да для обучения придётся заплатить, зато по итогам вы будете вполне компетентным специалистом с сертификатом.

  • Есть выбор учебных центров. Вы можете сравнить условия обучения.

Список курсов – https://www.rosbo.ru/study/themes/arhivnoe-delo

 

Развитие и практика

Если вы хотите карьерного роста, то обязательно займитесь своей профессиональной подготовкой:

  • Изучайте современные методы ведения архива и средства для этого предлагаемые. В наиболее передовых компаниях ценятся сотрудники, которые знают о текущих трендах.

  • Следите за правовой сферой. Она достаточно чётко регулируются отношения к документации. Хороший специалист должен своевременно узнать о текущих и возможных изменениях.

  • Постарайтесь не сидеть без работы. Трудоустройство один из главных факторов для развития профессиональных качеств.

 

Какие качества нужно развивать

Архивариусу лучше обладать определённым набором качеств, которые будут помогать ему на должности:

  • Педантичность (такая работа формализована и вам надо чётко следовать принятым нормам)

  • Память (где, что искать и лежит, знать это ваша задача и умение запоминать подобную информацию вам пригодится)

  • Аналитический ум (мыслить надо системно, ведь вам придётся организовывать архивацию документов)

  • Трудолюбие (иногда вы можете подолгу сидеть без дела, но могут быть и задачи, требующие много часов на решение)

 

Заключение

Несмотря на цифровизацию многих сфер, специальность архивариуса вполне успешно ещё существует и будет. Такие специалисты нужны различным компаниям и это вполне привлекательная вакансия. У вас будет чёткий график и преимущественно спокойная работа. При этом есть возможность карьерного роста, ведь в крупных компаниях этим занимаются целые отделы. А при желании можно и переквалифицироваться на близкие профессии, например, работу в кадрах, канцелярии или секретариате.

 

[17 июня 2022]