Круговорот документов в организации – это и есть документооборот – вся цепочка, начиная с создания документа либо его поступления в организацию и до его отправки адресату или передачи на хранение и дальнейшее уничтожение. При этом документооборот должен быть построен таким образом, чтобы в каждый момент времени можно было найти этот документ, отследив всю «историю его жизни».
Работа с документами включает в себя следующие этапы:
Получение документа,
Регистрация, присвоение номенклатуры,
Рассмотрение,
Передача документа на исполнение,
Осуществление процедуры исполнения,
Контроль за сроками исполнения,
Отправка документа.
Процедура организации документооборота представляет собой процесс разработки правил, в соответствии с которыми происходит «круговорот документа в организации» и соблюдение за исполнением этих самых правил.
В целом, основной целью любого грамотного документооборота является создание наикратчайшего пути движения документа с минимальными затратами времени. И чем короче этот путь, чем меньше временные интервалы, тем более виртуозным считается делопроизводитель.
Очевидно, что для эффективной организации такой масштабной деятельности необходимо иметь достаточный уровень знаний и навыков. Обучающие курсы и семинары по документообороту в организации направлены на освоение специалистом не только азов, но и глубоких знаний инструментов и современных технологий в организации эффективного документооборота в рамках своей профессиональной деятельности.
Основными разделами в программе обучения будут следующие:
Правила организации движения информации в компании,
Процесс прохождения входящего документа от регистрации до представления руководителю,
Цепочка прохождения исходящего документа от создания до сортировки и отправки,
Порядок работы с внутренними документами организации,
Электронный документооборот, особенности подписания электронными подписями,
Освоение программного обеспечения,
Особенности системы документооборота по договорам поставки.
Обучение документообороту, как правило представлено в виде очных занятий, однако есть программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки в формате дистанционного обучения.
В результате обучения, если вы только начали осваивать эту профессию, то можете претендовать на хорошие вакансии, учитывая, что каждый руководитель мечтает о порядке в документах его бизнеса. Также здесь можно упомянуть и о том, что работа делопроизводителем, секретарем или офис-менеджером, в чьи обязанности вменяют ведение документооборота, может стать очень хорошей ступенькой на пути к карьерным высотам.
Например, имея базовое высшее образование и курсы по документообороту или делопроизводству, в дальнейшем, приобретя опыт и разобравшись с внутренними механизмами, действующие в вашей компании, вы легко сможете претендовать на более высокую должность, где пригодятся все полученные вами знания и навыки.
Круговорот документов в организации – это и есть документооборот – вся цепочка, начиная с создания документа либо его поступления в организацию и до его отправки адресату или передачи на хранение и дальнейшее уничтожение. При этом документооборот должен быть построен таким образом, чтобы в каждый момент времени можно было найти этот документ, отследив всю «историю его жизни».
Основными разделами в программе обучения будут следующие: