Документовед, специалист по документообороту – описание профессии и где учиться

Любая организация – это сотни документов, от приказов до отчетов. Если вы готовы стать специалистом, благодаря которому оборот документов будет работать, как хорошо отлаженный механизм, обратите внимание на профессию документовед. Узнайте, где пройти обучение.

А здесь смотрите программы обучения документовед, специалист по документообороту.

 

«Те, кто плюет на документы, — воск в руках тех, кто на них не плюет». Айрис Мердок

• Кто это и чем занимается
• Где получить образование
• Чему вы научитесь
• Уровень зарплат и востребованность
• Плюсы и минусы профессии
• Кому подойдет / Личные качества
• 4 анекдота о документах

 

Кто такой Документовед, специалист по документообороту и чем он занимается?

Название профессии произошло от латинского слова documentum, которое переводится на русский язык как «доказательство». Изначально работа документоведов заключалась в фиксации юридических аспектов различных событий. В том виде, в котором документоведение существует сейчас, оно сформировалось 100 лет назад, когда бельгийский юрист Поль Отле расширил понятие «документ». Данный статус приобрела любая зафиксированная на бумаге или других носителях информация. В результате объемы документации выросли многократно. Чтобы регистрировать и учитывать их, понадобились квалифицированные специалисты, документоведы. Их деятельность схожа с работой делопроизводителей.

Эти профессии родственные, но разные. Документоведы занимаются организацией документооборота на предприятиях. Делопроизводители – менее квалифицированные специалисты, которые готовят и пересылают официальные бумаги в различные отделы и учреждения. В крупных организациях несколько делопроизводителей трудятся под руководством документоведа.

Обязанности специалиста

Прерогатива документоведа – организационная работа. Подготовку документации можно сравнить с производственной технологией, например, при изготовлении деталей для механизмов. Каждый официальный документ имеет утвержденную форму, составляется по определенным правилам, соответствует нормативно-правовым актам. Устаревшая документация должна быть помещена в архив. В связи с этим документовед обязан выполнять следующие действия:

• учитывать и хранить различные документы
• планировать и обеспечивать документооборот в учреждении, на предприятии
• внедрять современные системы ведения документации, в том числе электронные базы данных
• организовывать обучение и повышение квалификации сотрудников

Со стороны труд документоведа может показаться рутиной. Но от нее в любой организации зависит множество процессов, от приема на работу новых сотрудников до прохождения налоговых проверок.

 

Где получить образование

Выбирайте программы обучения, сравните условия нескольких учебных центров.

Чтобы начать работу в отделе документационного обеспечения, управлении делами или канцелярии, понадобятся специальные знания. Обучающие программы позволяют новичкам освоить профессию с нуля или сменить профиль работы представителям смежных специальностей.

 

Чему вы научитесь / Что должен знать и уметь специалист

На первый взгляд может показаться, что круг знаний и навыков документоведа ограничивается правилами составления различных официальных бумаг. Но на этом сфера профессиональных компетенций не ограничивается. Специалист должен легко ориентироваться в:

• правовых аспектах и схемах делопроизводства
• трудовом законодательстве
• нормативных распоряжениях и актах, которые регламентируют оформление документации
• порядке составления и хранения бумаг
• методах экспертизы их ценности
• правилах и технических условиях хранения бумаг
• основах работы с офисными программами и базами данных

Документоведам надо уверенно пользоваться распространенными СУБД. Важным преимуществом специалиста является владение основами программирования. Если такими знаниями он не обладает, ему стоит сотрудничать с программистами и системными администраторами, так как любой документ компании должен быть доступен для поиска на ее внутренних серверах.

Обучающие программы помогают будущим специалистам познакомиться с:

• организацией делопроизводства
• схемами документооборота
• порядком составления документов, а также сроками и порядком их сдачи в архив
• применением информационных технологий в рамках документооборота

 

Уровень зарплат и востребованность

Современные документоведы – это эксперты по управлению информационными потоками. Сейчас профессия переживает второе рождение. Толчком к нему стал перевод документооборота в электронный формат.

По данным сайта hh.ru на август 2021 г. в России требуется более 2500 специалистов.

Уровень дохода / количество вакансий:

от 25000 руб. – 1893 вакансий
от 45000 руб. – 951 вакансий
от 60000 руб. – 416 вакансий

На изображении ниже смотрите примеры вакансий на сайте hh.ru:

 

Плюсы и минусы профессии

Готовясь освоить профессию документоведа, надо учитывать те преимущества и недостатки, с которыми придется столкнуться на практике.

Преимущества

• универсальность, широкие возможности трудоустройства
• посвященность в деловые секреты компании
• возможность организовать собственный бизнес, например, аудиторскую фирму

Недостатки

• высокий уровень ответственности
• сложность трудоустройства по профессии без опыта работы

 

Кому подойдет / Личные качества

На профессиональном поприще документоведения без склонности к «бумажной» работе обойтись невозможно. Помимо этого качества хорошие специалисты должны обладать:

• внимательностью
• исполнительностью
• аккуратностью
• дисциплинированностью
• коммуникабельностью
• организаторскими способностями
• хорошей памятью
• эрудированностью

 

4 анекдота о документах

1. Если чиновник требует от вас кучу документов, приложите туда ещё и "Разрешение на ношение огнестрельного оружия " – уверен, ваши дела пойдут быстрее.

2. Проверяющий на одесском рынке: — У вас есть документы на эту рыбу? — А шо вам надо? Свидетельство о смерти?

3. Эдисона, с детства отличавшегося любовью к точности, учитель однажды спросил: — Где была подписана Декларация независимости? Тот дал точный ответ, хоть и не выучил урок: — Внизу, сэр. Документы всегда подписывают внизу.

4. — Отправьте мне эти документы по факсу. — К сожалению, там, где я сейчас нахожусь, факс отправить невозможно. — А где вы находитесь? — В 2021-м.

 

Выбирайте курсы документовед, специалист по документообороту.