Документовед, специалист по документообороту – описание профессии и где учиться

Любая организация – это сотни документов, от приказов до отчетов. Если вы готовы стать специалистом, благодаря которому оборот документов будет работать, как хорошо отлаженный механизм, обратите внимание на профессию документовед. Узнайте, где пройти обучение.

Профессия Документовед, специалист по документообороту – что делает, как им стать, зарплата в России
Время чтения: 3 мин.
Поделиться: 

«Те, кто плюет на документы, — воск в руках тех, кто на них не плюет». Айрис Мердок

Содержание

В этой статье вы узнаете:

 

Кто такой Документовед, специалист по документообороту и чем он занимается?

Документовед, специалист по документообороту – описание профессии и где учиться

Название профессии произошло от латинского слова documentum, которое переводится на русский язык как «доказательство». Изначально работа документоведов заключалась в фиксации юридических аспектов различных событий. В том виде, в котором документоведение существует сейчас, оно сформировалось 100 лет назад, когда бельгийский юрист Поль Отле расширил понятие «документ». Данный статус приобрела любая зафиксированная на бумаге или других носителях информация. В результате объемы документации выросли многократно. Чтобы регистрировать и учитывать их, понадобились квалифицированные специалисты, документоведы. Их деятельность схожа с работой делопроизводителей.

Эти профессии родственные, но разные. Документоведы занимаются организацией документооборота на предприятиях. Делопроизводители – менее квалифицированные специалисты, которые готовят и пересылают официальные бумаги в различные отделы и учреждения. В крупных организациях несколько делопроизводителей трудятся под руководством документоведа.

Обязанности специалиста

Прерогатива документоведа – организационная работа. Подготовку документации можно сравнить с производственной технологией, например, при изготовлении деталей для механизмов. Каждый официальный документ имеет утвержденную форму, составляется по определенным правилам, соответствует нормативно-правовым актам. Устаревшая документация должна быть помещена в архив. В связи с этим документовед обязан выполнять следующие действия:

  • учитывать и хранить различные документы
  • планировать и обеспечивать документооборот в учреждении, на предприятии
  • внедрять современные системы ведения документации, в том числе электронные базы данных
  • организовывать обучение и повышение квалификации сотрудников

Со стороны труд документоведа может показаться рутиной. Но от нее в любой организации зависит множество процессов, от приема на работу новых сотрудников до прохождения налоговых проверок.

 

Где получить образование

Чтобы начать работу в отделе документационного обеспечения, управлении делами или канцелярии, понадобятся специальные знания. Обучающие программы позволяют новичкам освоить профессию с нуля или сменить профиль работы представителям смежных специальностей.

Выбирайте программы обучения, сравните условия нескольких учебных центров:

https://www.rosbo.ru/study/themes/dokumentooborot

 

Чему вы научитесь / Что должен знать и уметь специалист

Курсы Документовед, специалист по документообороту – обучение онлайн

На первый взгляд может показаться, что круг знаний и навыков документоведа ограничивается правилами составления различных официальных бумаг. Но на этом сфера профессиональных компетенций не ограничивается. Специалист должен легко ориентироваться в:

  • правовых аспектах и схемах делопроизводства
  • трудовом законодательстве
  • нормативных распоряжениях и актах, которые регламентируют оформление документации
  • порядке составления и хранения бумаг
  • методах экспертизы их ценности
  • правилах и технических условиях хранения бумаг
  • основах работы с офисными программами и базами данных

Документоведам надо уверенно пользоваться распространенными СУБД. Важным преимуществом специалиста является владение основами программирования. Если такими знаниями он не обладает, ему стоит сотрудничать с программистами и системными администраторами, так как любой документ компании должен быть доступен для поиска на ее внутренних серверах.

Обучающие программы помогают будущим специалистам познакомиться с:

  • организацией делопроизводства
  • схемами документооборота
  • порядком составления документов, а также сроками и порядком их сдачи в архив
  • применением информационных технологий в рамках документооборота

 

Уровень зарплат и востребованность

Современные документоведы – это эксперты по управлению информационными потоками. Сейчас профессия переживает второе рождение. Толчком к нему стал перевод документооборота в электронный формат.

 

Плюсы и минусы профессии

Готовясь освоить профессию документоведа, надо учитывать те преимущества и недостатки, с которыми придется столкнуться на практике.

Преимущества

  • универсальность, широкие возможности трудоустройства
  • посвященность в деловые секреты компании
  • возможность организовать собственный бизнес, например, аудиторскую фирму

Недостатки

  • высокий уровень ответственности
  • сложность трудоустройства по профессии без опыта работы

 

Кому подойдет / Личные качества

На профессиональном поприще документоведения без склонности к «бумажной» работе обойтись невозможно. Помимо этого качества хорошие специалисты должны обладать:

  • внимательностью
  • исполнительностью
  • аккуратностью
  • дисциплинированностью
  • коммуникабельностью
  • организаторскими способностями
  • хорошей памятью
  • эрудированностью

 

4 анекдота о документах

  1. Если чиновник требует от вас кучу документов, приложите туда ещё и "Разрешение на ношение огнестрельного оружия " – уверен, ваши дела пойдут быстрее.

  2. Проверяющий на одесском рынке: — У вас есть документы на эту рыбу? — А шо вам надо? Свидетельство о смерти?

  3. Эдисона, с детства отличавшегося любовью к точности, учитель однажды спросил: — Где была подписана Декларация независимости? Тот дал точный ответ, хоть и не выучил урок: — Внизу, сэр. Документы всегда подписывают внизу.

  4. — Отправьте мне эти документы по факсу. — К сожалению, там, где я сейчас нахожусь, факс отправить невозможно. — А где вы находитесь? — В 2021-м.

СТАТЬИ
Как стать Руководителем команды с нуля – что нужно знать

Умение формировать и строить команду — ключевой навык успешного руководителя. Эта профессия востребована в любой сфере бизнеса, от стартапов до крупных корпораций. Специалист по управлению командой помогает создавать слаженный коллектив, повышать продуктивность и достигать общих целей.

Как стать Специалистом по проведению совещаний с нуля – что нужно знать

Специалист по подготовке и проведению эффективных совещаний — ключевой участник бизнес-процессов, способный оптимизировать рабочее время и улучшить коммуникацию в компании. Эта профессия востребована во всех сферах, открывая перспективы карьерного роста и развития.

Как стать Специалистом по психологии общения с нуля – что нужно знать

Специалист по психологии общения — эксперт в области манипуляций и влияния в коммуникации, который помогает людям эффективно взаимодействовать и разрешать конфликты. Эта профессия востребована в бизнесе, HR, маркетинге и психологии с отличными перспективами карьерного роста.

Как стать Специалистом по презентациям с нуля – что нужно знать

Специалист по презентациям — ключевой игрок в бизнесе, образовании и маркетинге. Он превращает идеи в визуальные истории, которые убеждают, вдохновляют и продают. С ростом визуальной культуры и цифровых коммуникаций эта профессия набирает популярность. Умение создавать и презентовать...

Умение выступать публично и делать яркие презентации стало важным профессиональным навыком в бизнесе, образовании, политике и медиа. Специалист по публичным выступлениям — это не просто оратор, а эксперт по донесению идей, управлению вниманием аудитории и формированию имиджа. Востребованность...

Как стать Специалистом по эффективным переговорам с нуля – что нужно знать

Профессия специалиста по эффективным переговорам востребована во всех отраслях — от бизнеса до государственного сектора. Умение вести деловые и жёсткие переговоры позволяет добиваться выгодных условий, защищать интересы компании и строить продуктивные связи. Переговорщик — ключевая фигура при...

Как стать Специалистом по медиапланированию с нуля – что нужно знать

Профессия специалиста по медиапланированию востребована в маркетинге и рекламе благодаря постоянному росту рекламных бюджетов и развитию цифровых каналов. Медиапланер занимается планированием рекламного бюджета, выбором каналов и анализом эффективности кампаний, что делает его ключевым игроком в...