Помощник руководителя

По окончании выдается именной сертификат. При желании получить Удостоверение о получении квалификации или сертификат на английском языке свяжитесь с менеджером Бизнес-школы ITC Group (оплачивается дополнительно)

Для кого:

помощники руководителей, бизнес-ассистенты, секретари-референты, административные ассистенты, офис-менеджеры, личные ассистенты, специалисты, планирующие переход на позицию помощника первого лица

Помощник руководителя (бизнес-ассистент) — это квалифицированный специалист, обеспечивающий административную, информационную, организационную, документационную и коммуникационную поддержку деятельности руководителя, выступающий связующим звеном между первым лицом компании и внутренней/внешней средой, а также координирующий рабочие процессы для повышения эффективности управленческой деятельности.

Актуальность темы:

Современный бизнес предъявляет к помощнику руководителя требования, выходящие далеко за рамки классического секретарского функционала. Сегодня бизнес-ассистент — это стратегический партнёр первого лица, отвечающий за оптимизацию временных ресурсов руководителя, качество деловых коммуникаций, документооборот, организацию командировок и совещаний, а также за устойчивость работы в кризисных ситуациях. Рост темпа деловой жизни, цифровизация процессов, увеличение объёма информации и необходимость быстрого принятия решений делают навыки эффективного администрирования критически значимыми. Административная поддержка рассматривается в программе как целостная система, охватывающая планирование, коммуникации, документооборот, организацию мероприятий и поездок, работу с информацией и действия в нештатных ситуациях. Программа учитывает эти вызовы и позволяет сформировать целостную систему компетенций, необходимых для профессионального выполнения роли помощника руководителя.

Цель курса:

Совершенствование профессиональных компетенций помощников руководителя (бизнес-ассистентов) в области организации эффективной административной поддержки первого лица компании, деловой коммуникации, документационного сопровождения, планирования и личной эффективности.

Участники обучения узнают:

• Роль и функции современного помощника руководителя в системе управления компанией.
• Принципы и инструменты эффективного планирования рабочего времени руководителя.
• Технологии профессиональной деловой коммуникации и работы с возражениями.
• Правила документационного сопровождения управленческой деятельности.
• Алгоритмы организации деловых поездок, совещаний и действий в кризисных ситуациях.

ПРОГРАММА

1. Роль и функции помощника руководителя в системе административной поддержки компании

• Современные требования к профессии помощника руководителя и бизнес-ассистента.
• Понятие административной поддержки и её место в системе управления.
• Ключевые обязанности и зоны ответственности помощника первого лица.
• Взаимодействие с руководителем: форматы, границы, ожидания.
• Взаимодействие с командой и подразделениями компании.
• Самоанализ и оценка собственных профессиональных компетенций.

2. Организация рабочего времени руководителя

• Принципы эффективного планирования графика первого лица.
• Методы приоритезации задач и расстановки приоритетов.
• Инструменты календарного планирования и цифровые помощники.
• Фильтрация входящих запросов, обращений и посетителей.
• Оптимизация рабочих процессов и устранение потерь времени.
• Практикум: составление оптимального графика руководителя на неделю.

3. Профессиональная деловая коммуникация

• Техники делового общения с руководителем: стили, тон, обратная связь.
• Эффективная телефонная коммуникация и деловой этикет.
• Email-этикет и корпоративные стандарты переписки.
• Организация и проведение деловых встреч.
• Работа с возражениями и сложными собеседниками.
• Практикум: разбор сложных коммуникативных ситуаций.

4. Документационное сопровождение деятельности руководителя

• Виды управленческих документов и требования к ним.
• Подготовка приказов, распоряжений и поручений.
• Оформление протоколов совещаний и рабочих встреч.
• Системы электронного документооборота: возможности и практика.
• Контроль исполнения документов и поручений.
• Практикум: оформление пакета управленческих документов.

5. Организация деловых поездок и командировок

• Планирование маршрутов командировок и графиков поездок.
• Бронирование билетов, гостиниц и трансфера.
• Подготовка документов для поездок: визы, приглашения, страховки.
• Логистика и транспортное обеспечение руководителя.
• Контроль расходов и отчётность по командировкам.
• Практикум: организация типовой командировки руководителя.

6. Подготовка и проведение совещаний

• Виды и форматы совещаний: выбор оптимального формата.
• Составление повестки дня и подготовка материалов.
• Техническое обеспечение встреч: оборудование, связь, документы.
• Ведение протокола и фиксация договорённостей.
• Контроль исполнения решений, принятых на совещании.
• Практикум: организация и проведение тестового совещания.

7. Работа с информацией и аналитическими материалами

• Поиск, отбор и анализ информации для руководителя.
• Подготовка аналитических справок и обзоров.
• Визуализация данных и подготовка презентаций.
• Систематизация знаний и ведение информационных баз.
• Защита конфиденциальных данных и информационная безопасность.
• Практикум: создание аналитического отчёта для руководителя.

8. Управление кризисными и нештатными ситуациями

• Алгоритмы действий в нештатных и кризисных ситуациях.
• Коммуникация в условиях стресса и ограниченного времени.
• Приоритезация срочных задач и перераспределение ресурсов.
• Работа с конфликтами и сложными ситуациями в команде.
• Взаимодействие с экстренными службами и внешними структурами.
• Практикум: разбор кризисного кейса и отработка алгоритма действий.

9. Имидж, личная эффективность и профессиональное развитие

• Профессиональный дресс-код и деловой внешний вид.
• Управление эмоциями и техники стрессоустойчивости.
• Навыки публичных выступлений и самопрезентации.
• Баланс работы и личной жизни, профилактика выгорания.
• Планирование профессионального роста и развитие карьеры.
• Практикум: тренировка уверенного поведения и самопрезентации.

Ответы на вопросы участников. Практические рекомендации.

По желанию слушателей возможна оплата третьего и/или четвёртого дня обучения.

В эти дни проводятся практикум на основе кейсов участников и обсуждение актуальных вопросов.

Методы обучения:

• Теоретические лекции с примерами из практики.
• Разбор реальных кейсов и ситуаций.
• Практические задания по теме курса.