Секретарь, помощник руководителя – с чего начать, что должен знать и уметь специалист

Как стать Секретарем, помощником руководителя с нуля – что нужно знать

Руководитель компании занятое должностное лицо, решающее преимущественно проблемы глобального плана в организации. Но только лишь ими не ограничивается число задач, которое перед ними встаёт. Чтобы разгрузить начальство в решении менее важных локальных вопросов и помочь в иных делах, существует профессия секретаря.

Такой специалист является помощником руководителя, решает многие вопросы административного, представительского и отчасти управленческого плана. В общем, нужный сотрудник в компании. Благодаря этому спрос на секретарей на рынке труда всегда есть, и они ценятся руководством. Причём заменить его пока не может ни один современный гаджет или приложение.

 

Содержание

В этой статье вы узнаете:

 

Суть профессии

Работа секретаря достаточно разнообразна и имеет чёткую зависимость от двух факторов – стиля руководства в компании и её направленности. Однако зачастую такой специалист занимается делопроизводством, то есть составлением и иной подготовкой документов, будь то приказы, договора и прочие бумаги.

Но лишь этим функции секретаря редко ограничиваются. Он может работать с посетителями, в том числе по телефону. Иногда может следить за рабочим графиком начальства, своевременно напоминая о встречах, а также занимаясь их организацией и протоколированием.

 

Что должен уметь специалист

С секретаря могут спрашивать минимум, но хороший специалист обладает различными полезными навыками:

  • подготовка и оформление документации
  • её поиск, передача и хранение
  • ведение протокола встреч и заседаний
  • их организация
  • планирование командировок руководства, как то покупка билетов, бронирование отелей и т.д.

 

Что нужно знать / изучать

Хороший секретарь всегда найдёт для себя достойно оплачиваемую вакансию, чтобы стать таковым необходимо многое выучить:

  1. Делопроизводство. Такому сотруднику в первую очередь необходимо знать, как обращаться и подготавливать различную документацию. Данное направление в этом начинании будет полезно в наибольшей степени. При этом стоит познакомиться со всеми основными видами работы с документацией – созданием, организацией её движения и учёта, а также архивации.

  2. Тайм-менеджмент. Секретарь может работать очень интенсивно, важно умение грамотно организовать свой и чужой график. Технологии и методы тайм-менеджмента очень помогают в этом. Поэтому вам желательно ознакомиться с таковыми и научиться применять их на практике. Надо уметь анализировать свои/чужие временные затраты, составлять график, расстанавливать приоритеты и т.д.

  3. Русский язык. Ведения деловой переписки зачастую делегируется от начальства секретарю. Глупые ошибки могут привести к искажению смысла написанного и снижения доверия к организации. Так что вам надо уметь писать правильно и познакомиться с нормами этой самой деловой переписки.

  4. ПО. Данный специалист много работает за компьютером и ему надо уметь обращаться со стандартным пакетом офисных программ. Главным образом это MS Word и Excel. В первом надо уметь подготовить документ в соответствии с нормами компании и регулирующих органов. Второй используется для составления различных отчётов, сводок, ведомостей, графиков и других полезных документов.

  5. Мессенджеры. Организация встреч и связи для руководства часто является задачей секретаря. Научитесь владеть подобными программами – вести переписку, добавлять участников в чат и создавать видеоконференции. В особенности обратите внимание на корпоративные варианты ПО. Для начала можно присмотреться к наиболее популярным на рынке приложениям.

  6. Оргтехника. Секретарю недостаточно уверено владеть только компьютером. Обязательно нужно уметь обращаться с принтерами, копирами и факсом. То есть распечатать бумаги, переслать их и уничтожить.

  7. Английский. Большой плюс в поиске работы по данному профилю, который положительно сказывается на уровне зарплаты, владение иностранными языками. Например, для перевода документов и ведения всё той же деловой переписки. Сейчас это преимущественно английский, но в зависимости от сферы бизнеса вполне может пригодиться иной язык. К примеру, в области грузоперевозок вполне пользуются спросом специалисты со знанием китайского или немецкого.

 

Где учиться

Самостоятельно:

  • Вполне реальный вариант получения этой профессии, это искать соответствующую должность. Младшим секретарём в крупной фирме или простым в небольшой компании, вполне можно устроиться. Правда это путь проб и ошибок, учиться придётся на ходу, и заработок будет расти медленно.

  • Есть неплохие учебники по этому направлению. Они слабо устаревают и дают качественные знания. Проблема только в том, что существенная часть работы секретаря требует реальной наработки.

  • Посмотрите видео ролики по теме. Да они не дадут вам систематизированных знаний, но определённую базу получить позволят. Но этот путь всё же для тех, кто имеет доступ к практике.

Курсы:

  • Для подготовки секретарей есть хорошие курсы. Там учат качественно и всесторонне. К тому же выдаётся сертификат, свидетельствующий о квалификации специалиста. Но бесплатно их пройти не получится, надо платить.

  • Вы можете сравнить условия обучения нескольких учебных центров.

Список курсов – https://www.rosbo.ru/study/themes/sekretar-pomoshchnik-rukovoditelya

 

Развитие и практика

Как и любому иному специалисту, секретарю очень важно повышать свой профессиональный уровень:

  • Мессенджеры, способы организации рабочего процесса и программы для офиса – вам надо быть в курсе актуальных трендов в этом направлении.

  • Полезно в целом учиться. Иностранные языки, делопроизводство и какие-либо знания из сферы бизнеса компании.

  • Постарайтесь найти вакансию. Работа позволяет нарабатывать необходимые навыки лучше всего.

 

Какие качества нужно развивать

Хорошему секретарю необходимо иметь не только профессиональную подготовку, но и соответствующие личные качества:

  • Ответственность (эта работа для обязательных людей, которые чётко исполняют свои обязанности)

  • Аккуратность (секретарь должен быть аккуратен в подготовке документации и исполнении других поручений)

  • Пунктуальность (чёткое следование графику и своевременность выполнения своей работы, обязательное требование к такому специалисту)

  • Коммуникабельность (одна из главных функция секретаря представительская и потому общение неотъемлемая часть его должности)

 

Заключение

Профессия секретаря достаточно перспективная и интересная. При этом её вполне реально получить даже с минимальным опытом. Однако в этой сфере действует достаточно сильная конкуренция, но и вакансий хватает. А повысив свой уровень, можно уже рассчитывать на место в компании с более высокой зарплатой.

 

[14 июня 2022]