Секретарь, помощник руководителя – описание профессии и где учиться

Профессия Секретарь, помощник руководителя – что делает, как им стать, зарплата в России

Быть лицом компании, по профессионализму которого судят о руководителе и обо всем коллективе, - задача непростая, но невероятно интересная! Узнайте, каковы плюсы и минусы профессии секретаря или помощника руководителя, где получить образование и на какие доходы можно рассчитывать.

А здесь смотрите программы обучения секретарь, помощник руководителя.

 

«Хороший секретарь удваивает эффективность своего шефа. Плохой секретарь уменьшает её наполовину». Томас Конеллан

 

Кто такой Секретарь, помощник руководителя и чем он занимается?

Секретарь, помощник руководителя – описание профессии и где учиться

Секретарь – это сотрудник офиса, в компетенции которого находится множество задач – от подготовки документации и организации встреч и переговоров до поддержания бесперебойной работы в офисе и создания правильного делового микроклимата.

Первые секретари появились еще у древнеримской знати. Они должны были давать хозяевам мудрые советы и сохранять их в тайне от посторонних. В России должность возникла при Петре I. На нее принимали хорошо образованных людей, знающих законы.

Особенности профессии

Среди представителей профессии с учетом должностных обязанностей можно выделить несколько групп:

  1. Секретарь в приемной или на ресепшн. Он подчиняется непосредственно руководителю организации, встречает посетителей, отвечает на телефонные звонки или переадресует их сотрудникам компании, исполняет поручения руководителя. Важные требования к сотруднику – опрятный, презентабельный внешний вид, грамотная устная и письменная речь.

  2. Секретарь-референт. Эта должность считается более ответственной. Специалист организует работу офиса, занимается подготовкой различных документов, контролирует использование, обслуживание и ремонт оргтехники, следит за наличием канцелярских принадлежностей, напитков и продуктов питания.

  3. Помощник руководителя. Сотрудник этого уровня занимается решением проблем организации, дает указания другим служащим, ведет протоколы собраний, готовит деловые переговоры, совещания, конференции и прочие мероприятия, планирует командировки, бронирует транспорт и отели, а также готовит или принимает документы, передает их на хранение в архив.

Полномочия и ответственность секретаря

Специалист может обсуждать с руководителем вопросы улучшения работы офиса и организации в целом. Он имеет право:

  • запрашивать у сотрудников необходимые документы
  • требовать создать условия для безопасного хранения документов и ценностей
  • работать над решением производственных задач в рамках собственной компетенции.

В некоторых организациях должность секретаря предусматривает дисциплинарную и материальную ответственность. Однако при утере важной документации к административной ответственности привлекается компания. В рамках своих обязанностей секретарь должен следить за теми материальными ценностями, которые присутствуют в офисе, например, за оргтехникой или мебелью.

 

Где получить образование

Выбирайте программы обучения, сравните условия нескольких учебных центров.

Солидные компании готовы принимать в штат специалистов со знанием основ делопроизводства, программы 1С, стенографии, а также этики делового общения и психологии. Стать частью профессионального сообщества помогают обучающие программы.

 

Чему вы научитесь / Что должен знать и уметь специалист

Курсы Секретарь, помощник руководителя – обучение онлайн

К секретарю или помощнику руководителя работодатели предъявляют обширный перечень требований:

  • знание делопроизводства, порядка составления, хранения и своевременной передачи в архив документов
  • знание правил приема документов и корреспонденции
  • умение контролировать выполнение поручений руководителя
  • ведение организационной работы, в том числе приема сообщений и телефонных звонков, подготовка деловых встреч, переговоров, конференций
  • умение управлять информационными потоками и корректно обращаться с любыми конфиденциальными данными
  • свободное владение компьютерной техникой
  • знание иностранных языков
  • грамотная устная и письменная речь

Обучающие программы помогают будущим специалистам освоить:

  • делопроизводство и правила редактирования документов
  • основы кадрового и архивного дела
  • основы бухучета
  • нормы охраны труда
  • владение компьютерными программами и навыками обращения с оргтехникой
  • деловой английский язык

 

Уровень зарплат и востребованность

Кадровый рынок России в течение нескольких лет демонстрирует дефицит административного персонала, в том числе личных помощников и секретарей. В то же время любой человек, занимающий руководящую должность, остро нуждается в ответственных, грамотных доверенных лицах.

По данным сайта hh.ru на fавгуст 2021 г. в России требуется более 9000 специалистов.

Уровень дохода / количество вакансий:

от 30000 руб. – 6529 вакансий
от 50000 руб. – 2913 вакансий
от 75000 руб. – 718 вакансий

На изображении ниже смотрите примеры вакансий на сайте hh.ru:

Секретарь, помощник руководителя – уровень зарплат и количество вакансий

 

Плюсы и минусы профессии

Быть правой рукой директора – ответственная, но непростая задача, имеющая свои плюсы и минусы.

Преимущества

  • возможные карьерный рост и трудоустройство в крупных компаниях
  • командировки по стране и за рубеж за счет работодателя
  • отсутствие высокой конкуренции на кадровом рынке

Недостатки

  • частые стрессы
  • невысокий порог заработной платы
  • отсутствие вакансий в небольших населенных пунктах

 

Кому подойдет / Личные качества

Среди ценных качеств, незаменимых в профессии секретаря или помощника руководителя, стоит выделить:

  • вежливость
  • коммуникабельность
  • стрессоустойчивость
  • организованность
  • исполнительность
  • аккуратность
  • ответственность
  • дипломатичность
  • хорошая память

 

4 полезных совета начинающим секретарям

  1. Разграничивайте личные и рабочие звонки и переписку по электронной почте.

  2. Всегда держите под рукой блокнот для записей, чтобы быстро найти имя, номер телефона или другую необходимую информацию.

  3. Никогда не вступайте в спор с посетителем или звонящим. Постарайтесь перевести их на руководителя.

  4. Предложите помощь сотрудникам офиса. Лучше заполучить друзей, чем недоброжелателей.

 

Выбирайте курсы секретарь, помощник руководителя.

 

Новости

7-9 октября 2021 г. в Стамбуле состоится форум и церемония награждения лауреатов ежегодной премии «Качество обслуживания и права потребителей».

Премия и форум «Качество обслуживания и права потребителей» — одно из ведущих мероприятий в области повышения уровня сервиса, качества товаров и...Подробнее

Профессия Документовед, специалист по документообороту – что делает, как им стать, зарплата в России

Любая организация – это сотни документов, от приказов до отчетов. Если вы готовы стать специалистом, благодаря которому оборот документов будет работать, как хорошо отлаженный механизм, обратите внимание на профессию документовед. Узнайте, где пройти обучение.

А здесь смотрите программы...Подробнее

Профессия Специалист по организационному и документационному обеспечению – что делает, как им стать, зарплата в России

Деятельность любой организации связана с ведением документации. Если вас не пугает делопроизводство, если понятия «ответственность» и «порядок» для вас не пустой звук, стоит задуматься об обучении организационному и документационному обеспечению управления организацией. Узнайте, чем занимаются...Подробнее

Профессия Архивариус / Архивист – что делает, как им стать, зарплата в России

Сохранность и безопасность документов – два кита, на которых держится труд работников архивов. Они востребованы во многих государственных учреждениях и на предприятиях. Узнайте, как стать архивариусом и каковы перспективы этой профессии в XXI веке.

А здесь смотрите программы...Подробнее

Профессия Делопроизводитель – что делает, как им стать, зарплата в России

Если вас не пугают огромные кипы документов, если вы ответственны и аккуратны, вас может заинтересовать профессия делопроизводителя. Узнайте, чем занимаются специалисты, сколько они зарабатывают и какие карьерные перед ними открываются.

А здесь смотрите программы...Подробнее

Профессия Секретарь, помощник руководителя – что делает, как им стать, зарплата в России

Быть лицом компании, по профессионализму которого судят о руководителе и обо всем коллективе, - задача непростая, но невероятно интересная! Узнайте, каковы плюсы и минусы профессии секретаря или помощника руководителя, где получить образование и на какие доходы можно рассчитывать.

А здесь...Подробнее

Профессия Специалист по машинному обучению – что делает, как им стать, зарплата в России

Если в детстве вы зачитывались фантастическими повестями, в которых машины умели мыслить, то не пройдете мимо профессии, связанной с искусственным интеллектом и машинным обучением. Готовы работать на переднем крае технологий и воплощать в реальность мечты? Узнайте, как готовят таких специалистов...Подробнее