Секретарь, помощник руководителя – описание профессии и где учиться

Быть лицом компании, по профессионализму которого судят о руководителе и обо всем коллективе, - задача непростая, но невероятно интересная! Узнайте, каковы плюсы и минусы профессии секретаря или помощника руководителя, где получить образование и на какие доходы можно рассчитывать.

Профессия Секретарь, помощник руководителя – что делает, как им стать, зарплата в России
Время чтения: 3 мин.
Поделиться: 

«Хороший секретарь удваивает эффективность своего шефа. Плохой секретарь уменьшает её наполовину». Томас Конеллан

Содержание

В этой статье вы узнаете:

 

Кто такой Секретарь, помощник руководителя и чем он занимается?

Секретарь, помощник руководителя – описание профессии и где учиться

Секретарь – это сотрудник офиса, в компетенции которого находится множество задач – от подготовки документации и организации встреч и переговоров до поддержания бесперебойной работы в офисе и создания правильного делового микроклимата.

Первые секретари появились еще у древнеримской знати. Они должны были давать хозяевам мудрые советы и сохранять их в тайне от посторонних. В России должность возникла при Петре I. На нее принимали хорошо образованных людей, знающих законы.

Особенности профессии

Среди представителей профессии с учетом должностных обязанностей можно выделить несколько групп:

  1. Секретарь в приемной или на ресепшн. Он подчиняется непосредственно руководителю организации, встречает посетителей, отвечает на телефонные звонки или переадресует их сотрудникам компании, исполняет поручения руководителя. Важные требования к сотруднику – опрятный, презентабельный внешний вид, грамотная устная и письменная речь.

  2. Секретарь-референт. Эта должность считается более ответственной. Специалист организует работу офиса, занимается подготовкой различных документов, контролирует использование, обслуживание и ремонт оргтехники, следит за наличием канцелярских принадлежностей, напитков и продуктов питания.

  3. Помощник руководителя. Сотрудник этого уровня занимается решением проблем организации, дает указания другим служащим, ведет протоколы собраний, готовит деловые переговоры, совещания, конференции и прочие мероприятия, планирует командировки, бронирует транспорт и отели, а также готовит или принимает документы, передает их на хранение в архив.

Полномочия и ответственность секретаря

Специалист может обсуждать с руководителем вопросы улучшения работы офиса и организации в целом. Он имеет право:

  • запрашивать у сотрудников необходимые документы
  • требовать создать условия для безопасного хранения документов и ценностей
  • работать над решением производственных задач в рамках собственной компетенции.

В некоторых организациях должность секретаря предусматривает дисциплинарную и материальную ответственность. Однако при утере важной документации к административной ответственности привлекается компания. В рамках своих обязанностей секретарь должен следить за теми материальными ценностями, которые присутствуют в офисе, например, за оргтехникой или мебелью.

 

Где получить образование

Солидные компании готовы принимать в штат специалистов со знанием основ делопроизводства, программы 1С, стенографии, а также этики делового общения и психологии. Стать частью профессионального сообщества помогают обучающие программы.

Выбирайте программы обучения, сравните условия нескольких учебных центров:

https://www.rosbo.ru/study/themes/sekretar-pomoshchnik-rukovoditelya

 

Чему вы научитесь / Что должен знать и уметь специалист

Курсы Секретарь, помощник руководителя – обучение онлайн

К секретарю или помощнику руководителя работодатели предъявляют обширный перечень требований:

  • знание делопроизводства, порядка составления, хранения и своевременной передачи в архив документов
  • знание правил приема документов и корреспонденции
  • умение контролировать выполнение поручений руководителя
  • ведение организационной работы, в том числе приема сообщений и телефонных звонков, подготовка деловых встреч, переговоров, конференций
  • умение управлять информационными потоками и корректно обращаться с любыми конфиденциальными данными
  • свободное владение компьютерной техникой
  • знание иностранных языков
  • грамотная устная и письменная речь

Обучающие программы помогают будущим специалистам освоить:

  • делопроизводство и правила редактирования документов
  • основы кадрового и архивного дела
  • основы бухучета
  • нормы охраны труда
  • владение компьютерными программами и навыками обращения с оргтехникой
  • деловой английский язык

 

Уровень зарплат и востребованность

Кадровый рынок России в течение нескольких лет демонстрирует дефицит административного персонала, в том числе личных помощников и секретарей. В то же время любой человек, занимающий руководящую должность, остро нуждается в ответственных, грамотных доверенных лицах.

 

Плюсы и минусы профессии

Быть правой рукой директора – ответственная, но непростая задача, имеющая свои плюсы и минусы.

Преимущества

  • возможные карьерный рост и трудоустройство в крупных компаниях
  • командировки по стране и за рубеж за счет работодателя
  • отсутствие высокой конкуренции на кадровом рынке

Недостатки

  • частые стрессы
  • невысокий порог заработной платы
  • отсутствие вакансий в небольших населенных пунктах

 

Кому подойдет / Личные качества

Среди ценных качеств, незаменимых в профессии секретаря или помощника руководителя, стоит выделить:

  • вежливость
  • коммуникабельность
  • стрессоустойчивость
  • организованность
  • исполнительность
  • аккуратность
  • ответственность
  • дипломатичность
  • хорошая память

 

4 полезных совета начинающим секретарям

  1. Разграничивайте личные и рабочие звонки и переписку по электронной почте.

  2. Всегда держите под рукой блокнот для записей, чтобы быстро найти имя, номер телефона или другую необходимую информацию.

  3. Никогда не вступайте в спор с посетителем или звонящим. Постарайтесь перевести их на руководителя.

  4. Предложите помощь сотрудникам офиса. Лучше заполучить друзей, чем недоброжелателей.

СТАТЬИ
Как стать Специалист по машинному обучению – что нужно знать

Искусственный интеллект тренд современного IT, он всё в большей степени проникает в различные его отрасли и упрощает жизнь человека. Поэтому сейчас весьма востребованы те, кто занимаются его развитием. В числе них специалисты по Machine Learning, которые отвечают за обучение ИИ и подбор/создание...

Как стать Backend-разработчиком с нуля – что нужно знать

Стабильный рост веба, обеспечивает высокую потребность в тех, кто обслуживает его нужды. К одним из таких специалистов относятся и backend-разработчики. Они пишут практически всю логику сайтов, веб-сервисов и приложений.

Как стать Специалистом по информационной безопасности – что нужно знать

Одним из самых ценных ресурсов в современном мире принято считать информацию и это во многом так. Для любого бизнеса, важно свободное её обращение внутри компании и при этом разграничение доступа к ней. Не менее важна защита от несанкционированного обращения к ней со стороны.

Как стать Go-разработчиком – что нужно знать

Перспективных языков разработки множество, к подобным можно отнести и детище компании Google – Golang. Он достаточно прост для освоения и в то же время универсален, позволяя создавать самые различные приложения, ПО с микросервисной архитектурой и веб-сервисы. Благодаря этому такие разработчики...

Как стать Скетчером – что нужно знать

Визуальный дизайн имеет множество ответвлений, одним из них можно назвать скетчинг. Специалисты такого типа могут выполнить быстрый рисунок (скетч) для самых разных целей, от разработки фирменного стиля и рекламы, до отображения идей и иллюстрации.

Как стать 1С-программистом – что нужно знать

При ведении бизнеса очень важны учёт и отчётность, что позволяет отслеживать различные процессы в компании и вести дела прозрачно для контрольных органов. Помогает наладить это использование отечественного комплекса управленческих программ 1С. Специалисты по работе с ним являются незаменимыми...

Как стать SQL-разработчиком – что нужно знать

Крупным компаниям и IT-сектору приходится иметь дело с большими объёмами информации, собранными в базы данных. Вполне очевидно необходимость тех, кто работает с БД и организует доступ к ним. SQL-разработчики этим и занимаются, а значит являются достаточно востребованными специалистами.