Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией – описание профессии и где учиться

«Чтобы бизнес не закончился разбирательствами в суде, нужно начинать его с правильно оформленных документов». Сергей Волков

Содержание

В этой статье вы узнаете:

• Кто это и чем занимается
• Где получить образование
• Чему вы научитесь
• Уровень зарплат и востребованность
• Плюсы и минусы профессии
• Кому подойдет / Личные качества
• 4 интересных факта об истории документов

Кто такой Cпециалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией и чем он занимается?

Документооборот, организация информационно-справочной работы, размещение документации в архиве – зона ответственности представителей профессии. Чтобы точно определить круг рабочих обязанностей специалистов по организационному и документационному обеспечению управления организацией, стоит познакомиться с должностной инструкцией.

Согласно ее требованиям, сотрудники обязаны:

• организовывать работу с документами, обработку дел
• отслеживать архивную и справочную работу
• контролировать прием и размещение документации в архиве
• создавать классификаторы документов в организации
• помогать руководителю в планировании рабочего дня
• обеспечивать руководителя информацией
• планировать рабочий день секретаря
• организовывать телефонные переговоры, деловые контакты и командировки
• готовить, проводить и обслуживать конференции и протокольные мероприятия
• организовывать работу с посетителями
• контролировать исполнение поручений руководства
• формировать информационное взаимодействие начальника с отдельными сотрудниками, подразделениями и организациями
• следить за рабочим пространством в приемной
• составлять и оформлять распорядительные документы
• готовить информационно-аналитические материалы
• выполнять экспертизу ценности документов
• обеспечивать сохранность и конфиденциальность документации
• контролировать систему электронного документооборота

Где востребованы специалисты

Документационная деятельность ведется в организациях и на предприятиях различных форм собственности. Специалисты по организационному и документационному обеспечению управления трудятся в офисных структурах. Их знания востребованы не только в отделах документационного и информационного обеспечения, но и в управлениях делами, секретариатах, канцеляриях, архивах, а также в кадровых службах.

Где получить образование

Сотруднику, который должен обеспечивать эффективную работу предприятия путем организации и ведения документооборота, требуются обширные познания. Для успешного старта в профессии пригодятся и практические навыки. Получить их можно на обучающих курсах.

Выбирайте программы обучения, сравните условия нескольких учебных центров:

https://www.rosbo.ru/study/themes/organizaciya-deloproizvodstva

Чему вы научитесь / Что должен знать и уметь специалист

Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией должен быть осведомлен в основах российского законодательства, которые регулируют документооборот и делопроизводство. Представители профессионального сообщества не могут обойтись без знания правил систематизации и хранения документации, требования к организации делопроизводства.

Специалисты должны уметь:

• применять в своей деятельности нормативные правовые акты, связанные с делопроизводством, и самостоятельно разрабатывать локальные нормативные документы
• следить за порядком работы с внешними и внутренними документами
• соблюдать правила хранения материалов и передачу в архив
• использовать основные методы и средства получения и обработки информации
• создавать электронные документы
• проводить экспертизу ценности документации

Благодаря обучающим программам будущие представители профессии знакомятся с методиками работы с управленческой документацией, особенностями информационно-аналитической и организационной поддержки руководителя, а также с профессиональной этикой, правилами планирования деятельности и ведения переговоров.

Уровень зарплат и востребованность

Высокая востребованность – одна из особенностей профессии. Специалисты по организационному и документационному обеспечению управления требуются практически на каждом предприятии, от кадровых служб и архивов до коммерческих организаций и органов власти.

Плюсы и минусы профессии

Специалисты-практики делятся с начинающими особенностями своей профессии.

Преимущества

• востребованность
• множество вариантов трудоустройства
• перспективы карьерного роста
• четкий график работы

Недостатки

• однообразие задач, рутинность
• высокий уровень ответственности

Кому подойдет / Личные качества

Специалисты по организационному и документационному обеспечению управления организацией работают с важными документами. Это требует от сотрудников проявления следующих качеств:

• внимательность
• исполнительность
• аккуратность
• ответственность
• скрупулезность
• хорошая память
• усидчивость
• грамотное владение устной и письменной речью
• организаторские способности
• коммуникативные навыки

4 интересных факта об истории документов

1. Первые документы человек начал создавать примерно в 30 веке до н. э.

2. Слово «документ» появилось в русском языке при Петре Великом. Изначально оно означало письменное свидетельство.

3. Содержание и форму документов регламентировали «письмовники» и «формулярники». Они представляли собой сборники образцов.

4. Позднее начали бытовать термины «служебный документ», «деловая бумага» и «акт». Они подчеркивали значение документов в управленческой сфере.