Курсы повышения квалификации "Профессиональный секретарь: персональный ассистент - личный помощник руководителя"

24 июня
4 дня (с 10:00 до 17:30)
27 июня
Цена: 
29800
Скидка: 
5
%

Скидка только посетителям портала Rosbo.ru при подаче заявки через сайт

Место проведения: 
г. Санкт-Петербург, бизнес-центр «Мариинский», набережная реки Мойки, д. 58, офис 507

В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административной поддержки руководителя, административно-хозяйственного обслуживания организации.

Для кого предназначен

Руководителей секретариата, помощников руководителей, специалистов административно-хозяйственных подразделений, персональных ассистентов, секретарей.

Цели семинара/курса

  • совершенствование профессиональных компетенций участников курса;
  • передать комплекс знаний, необходимых современному персональному ассистенту в профессиональной работе;
  • научить ведению конфиденциального делопроизводства;
  • изучить нормы и правила делового этикета, способы создания и поддержания благоприятного имиджа своей компании.

Особенности программы

Курс разработан в соответствии с требованиями профессиональных стандартов:

  • «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (регистрационный номер 37509, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2018 № 276н);
  • «Специалист по управлению документацией организации» (регистрационный номер 46898, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 10.05.2017 № 416н).

В результате обучения участники курса:

  • приобретут комплекс знаний, необходимый современному ассистенту топ-менеджера крупной компании в профессиональной работе;
  • повысят уровень своих профессиональных компетенций современного ассистента руководителя крупной компании;
  • получат практические навыки по ведению конфиденциального делопроизводства;
  • освоят особенности делового этикета и психологические основы работы с руководителем и сотрудниками при организаций деловых встреч и совещаний;
  • получат практические навыки по организации деловых встреч и протокольных мероприятий;
  • познакомятся с методиками построения эффективной системы планирования рабочего дня топ-менеджера крупной компании;
  • научатся применять изученные методики ассистентского обслуживания на практике;
  • повысят свой профессиональный уровень подготовки.

Программа

1. Профессиональный секретарь, помощник руководителя, персональный ассистент: профессиональные компетенции, управленческие навыки, направления развития.

  • Профессиональный секретарь, помощник руководителя, персональный ассистент: основные задачи, должностные функции и компетенции. Необходимые профессиональные знания, умения и навыки.
  • Место профессионального секретаря, помощника руководителя, персонального ассистента в структуре управления организации. Построение эффективной работы секретариата. Способы повышения значимости секретариата в системе управления организацией. Основные правила четкой и слаженной работы секретариата по всем направлениям. Методы и критерии оценки деятельности.
  • Социально-психологические аспекты работы профессионального секретаря, помощника руководителя, персонального ассистента.
  • Профилактика профессионального выгорания. Пути профессионального и карьерного роста.

Требования профессиональных стандартов «Специалист административно-хозяйственной деятельности»; «Специалист по управлению документацией организации»; «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

2. Управление документацией. Правила подготовки оформления управленческой документации, нормативно-методические документы по организации и ведению делопроизводства.

  • Федеральные нормативные акты РФ.
  • Ведомственные нормативные акты и инструкции.
  • Локальные нормативные акты организации.
  • Понятие, состав и реквизиты документов по ГОСТ 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»).
  • Требования к бланкам документов.
  • Состав и виды документов (организационные, распорядительные, информационно-справочные, договорные документы).

3. Эффективная деловая переписка.

  • Классификация писем. Структура и композиционное построение письма. Основные и вспомогательные элементы письма.
  • Шаблоны оформления различных видов писем. Административная, коммерческая, судебная переписка. Особенности переписки с государственными органами власти и управления.
  • Психологические приемы воздействия в деловой переписке.
  • Бизнес-этикет электронных сообщений. Внутрикорпоративная переписка, использование внутреннего портала для коммуникаций.

4. Управление документацией. Построение документооборота организации.

  • Принципы организации построения документооборота. Внутрикорпоративный и внешний документооборот.
  • Проектирование движения документопотоков. Оптимизация схем движения документов.
  • Централизованная и децентрализованная обработка документов.
  • Сравнение способов отправки исходящих документов. Оптимизация расходов на отправку документов.
  • Построение электронного внутреннего документооборота.
  • Организация исполнения документов. Сроки исполнения и контроль исполнения документов.
  • Централизованный и децентрализованный контроль исполнения документов.
  • Ответственность за исполнение документов и поручений. Разработка системы мотивации.

5. Автоматизация документооборота и архива.

  • Нормативное регулирование в области работы с электронными документами и системами электронного документооборота.
  • Электронные документы. Особенности создания, подписания, учета, хранения электронных документов.
  • Обзор и анализ современного российского рынка систем электронного документооборота и архива.
  • Основные возможности и проблемы внедрения электронных систем.
  • Выбор и порядок внедрения систем электронного документооборота и архива.
  • Пути оптимизации работы в СЭД. Модернизация систем автоматизации документооборота и архива.
  • Создание электронного архива. Форматы хранения электронных документов. Правила использования и уничтожения электронных документов.

6. Систематизация и хранение документов.

  • Нормативное регулирование в области работы с архивными документами.
  • Сроки хранения документов в соответствии с архивным законодательством.
  • Экспертиза ценности документов. Создание и регламентация деятельности экспертной комиссии.
  • Подготовка номенклатуры дел. Особенности формирования номенклатуры дел структурных подразделений.
  • Формирование и оформление дел в делопроизводстве.
  • Централизованное и децентрализованное оперативное хранение документов.
  • Подготовка документов к архивному хранению. Полное оформление документов.
  • Построение архива организации. Нормативное регулирование функционирования архива, требования к техническому оснащению.
  • Документирование передачи дел в архив организации.
  • Обзор средств организационной техники, используемой в архиве.
  • Выбор способа уничтожения документов. Документирование процесса уничтожения документов.
  • Административная ответственность за нарушения действующего законодательства по архивному делу.
  • Построение информационно-справочной работы по архивным документам.
  • Аутсорсинг архива. Преимущества и риски. Порядок построения работы с архивными документами, переданными на внеофисное хранение.

7. Конфиденциальность в работе профессионального секретаря, помощника руководителя, персонального ассистента.

  • Защита конфиденциальной информации. Построение работы с конфиденциальной информацией. Особенности ведения специального делопроизводства.
  • Место личных поручений в структуре работы руководителя секретариата. Расстановка приоритетов, работа с информацией. Коммуникации и делегирование личных поручений.
  • Поведение профессионального секретаря, помощника руководителя, персонального ассистента при проверках.

8. Административная поддержка руководителя.

  • Информационное обеспечение деятельности руководителя. Подготовка планов, аналитических отчетов, презентаций.
  • Использование современного программного обеспечения для повышения эффективности работы руководителя.
  • Тайминг рабочего дня руководителя. Техники планирования, организация ведения календаря руководителя.
  • Организация контроля исполнения поручений руководителя. Приоритетность исполнения и делегирование.
  • Планирование и организация командировок руководителя. Подготовка деловых поездок. Заказ билетов и бронирование отелей. Предоставление отчетности по итогам командировок.

9. Административная поддержка деловых совещаний.

  • Роль и функции совещаний в процессе управленческой деятельности. Классификация совещаний.
  • Особенности проведения различных видов совещаний. Принципы эффективной организации совещаний.
  • Обзор технических средств проведения совещаний.
  • Организация оперативных совещаний руководителя. Формирование регламента. Приглашение участников. Подготовка и рассылка информационных материалов.
  • Организация деловых встреч с партнерами. Чек-лист подготовки встречи. Особенности оформления протокола совещания с зарубежными партнерами.
  • Организация встреч в рамках проведения выставок и конференций. Особенности неформальных встреч.
  • Основы эффективного протоколирования. Виды протоколов. Требования при составлении и оформлении протоколов.
  • Требования к формулировкам решений в протоколах.
  • Основные правила выпуска протокола. Порядок согласования, подписания, рассылки.
  • Оптимизация проведения совещаний. Обзор программных средств по автоматизации совещаний.

10. Организация жизнедеятельности и эксплуатации офиса.

  • Сервисное обслуживание офиса. Офисное оборудование и расходные материалы. Выбор поставщиков и сервисных компаний.
  • Сбор и обобщение заявок. Организация курьерской доставки. Особенности различных способов передачи отправлений.
  • Планирование поездок. Составление графика использования автомобильного транспорта.

11. Коммуникативная компетентность офис-менеджера и администратора.

  • Организация внешней (органы власти, партнеры) и внутренней (сотрудники офиса и филиалов) коммуникации.
  • Этика и психология делового общения.

12. Телефонные коммуникации.

  • Прием и распределение телефонных звонков руководителя; фиксация и передача сообщений.
  • Особенности деловой коммуникации по телефону. Корпоративные формулы приветствия и представления.
  • Техники телефонных переговоров с контрагентами и партнерами.

13. Организация эффективной работы приемной.

  • Оформление приемной и организация рабочих мест секретарей и персональных ассистентов.
  • Дизайн офиса и оформление кабинета руководителя.
  • Профессиональный прием посетителей.
  • Особенности приема командированных и делегаций.
  • Основы делового гостеприимства: подача чая-кофе.

14. Организация деловых и специальных мероприятий (совещаний, переговоров, конференций).

  • Подготовка информационно-справочных документов и помещения к мероприятию.
  • Подготовка публичных выступлений руководителя.
  • Документирование деловых мероприятий.
  • Организация сервисного обслуживания: бизнес-ланча, фуршета. Организация культурной программы, выбор подарков.
  • Организация поздравлений контрагентов, партнеров руководителя.

 

Формат обучения

Курс повышения квалификации, очно-заочная форма.

Для участников предусмотрено

Методический материал, обеды, кофе-паузы.

Экскурсионная программа по Санкт-Петербургу как необязательная часть.

Документ по окончании обучения

По итогам обучения слушатели, успешно прошедшие итоговую аттестацию по программе обучения, получают Удостоверение о повышении квалификации в объеме 32 часов, (Лицензия на право ведения образовательной деятельности от 03 мая 2017 года №038386, выдана Департаментом образования города Москвы).

Информация для иногородних клиентов

Иногородним клиентам оказывается помощь в бронировании гостиницы на период прохождения обучения.

Это мероприятие можно заказать в корпоративном формате