Курсы повышения квалификации "Профессиональный секретарь: персональный ассистент - личный помощник руководителя"

24 июня
4 дня (с 10:00 до 17:30)
27 июня
Цена: 
29800
Скидка: 
5
%

Скидка только посетителям портала Rosbo.ru при подаче заявки через сайт

Место проведения: 
г. Санкт-Петербург, бизнес-центр «Мариинский», набережная реки Мойки, д. 58, офис 507

В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административной поддержки руководителя, административно-хозяйственного обслуживания организации.

Для кого предназначен

Руководителей секретариата, помощников руководителей, специалистов административно-хозяйственных подразделений, персональных ассистентов, секретарей.

Цели семинара/курса

  • совершенствование профессиональных компетенций участников курса;
  • передать комплекс знаний, необходимых современному персональному ассистенту в профессиональной работе;
  • научить ведению конфиденциального делопроизводства;
  • изучить нормы и правила делового этикета, способы создания и поддержания благоприятного имиджа своей компании.

Особенности программы

Курс разработан в соответствии с требованиями профессиональных стандартов:

  • «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (регистрационный номер 37509, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2018 № 276н);
  • «Специалист по управлению документацией организации» (регистрационный номер 46898, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 10.05.2017 № 416н).

В результате обучения участники курса:

  • приобретут комплекс знаний, необходимый современному ассистенту топ-менеджера крупной компании в профессиональной работе;
  • повысят уровень своих профессиональных компетенций современного ассистента руководителя крупной компании;
  • получат практические навыки по ведению конфиденциального делопроизводства;
  • освоят особенности делового этикета и психологические основы работы с руководителем и сотрудниками при организаций деловых встреч и совещаний;
  • получат практические навыки по организации деловых встреч и протокольных мероприятий;
  • познакомятся с методиками построения эффективной системы планирования рабочего дня топ-менеджера крупной компании;
  • научатся применять изученные методики ассистентского обслуживания на практике;
  • повысят свой профессиональный уровень подготовки.

Программа

День 1.

Профессиональный секретарь, помощник руководителя, персональный ассистент: профессиональные компетенции, управленческие навыки, направления развития.

  • Профессиональный секретарь, помощник руководителя, персональный ассистент: основные задачи, должностные функции и компетенции. Необходимые профессиональные знания, умения и навыки.
  • Место профессионального секретаря, помощника руководителя, персонального ассистента в структуре управления организации. Построение эффективной работы секретариата. Способы повышения значимости секретариата в системе управления организацией. Основные правила четкой и слаженной работы секретариата по всем направлениям. Методы и критерии оценки деятельности.
  • Социально-психологические аспекты работы профессионального секретаря, помощника руководителя, персонального ассистента.
  • Профилактика профессионального выгорания. Пути профессионального и карьерного роста.

День 2.

Требования профессиональных стандартов «Специалист административно-хозяйственной деятельности»; «Специалист по управлению документацией организации»; «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

Управление документацией. Правила подготовки оформления управленческой документации, нормативно-методические документы по организации и ведению делопроизводства.

  • Федеральные нормативные акты РФ.
  • Ведомственные нормативные акты и инструкции.
  • Локальные нормативные акты организации.
  • Понятие, состав и реквизиты документов по ГОСТ 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»).
  • Требования к бланкам документов.
  • Состав и виды документов (организационные, распорядительные, информационно-справочные, договорные документы).

Эффективная деловая переписка.

  • Классификация писем. Структура и композиционное построение письма. Основные и вспомогательные элементы письма.
  • Шаблоны оформления различных видов писем. Административная, коммерческая, судебная переписка. Особенности переписки с государственными органами власти и управления.
  • Психологические приемы воздействия в деловой переписке.
  • Бизнес-этикет электронных сообщений. Внутрикорпоративная переписка, использование внутреннего портала для коммуникаций.

Управление документацией. Построение документооборота организации.

  • Принципы организации построения документооборота. Внутрикорпоративный и внешний документооборот.
  • Проектирование движения документопотоков. Оптимизация схем движения документов.
  • Централизованная и децентрализованная обработка документов.
  • Сравнение способов отправки исходящих документов. Оптимизация расходов на отправку документов.
  • Построение электронного внутреннего документооборота.
  • Организация исполнения документов. Сроки исполнения и контроль исполнения документов.
  • Централизованный и децентрализованный контроль исполнения документов.
  • Ответственность за исполнение документов и поручений. Разработка системы мотивации.

    Конфиденциальность в работе профессионального секретаря, помощника руководителя, персонального ассистента.

    • Защита конфиденциальной информации. Построение работы с конфиденциальной информацией. Особенности ведения специального делопроизводства.
    • Место личных поручений в структуре работы руководителя секретариата. Расстановка приоритетов, работа с информацией. Коммуникации и делегирование личных поручений.
    • Поведение профессионального секретаря, помощника руководителя, персонального ассистента при проверках.

    День 3.

    Административная поддержка руководителя.

    • Информационное обеспечение деятельности руководителя. Подготовка планов, аналитических отчетов, презентаций.
    • Использование современного программного обеспечения для повышения эффективности работы руководителя.
    • Тайминг рабочего дня руководителя. Техники планирования, организация ведения календаря руководителя.
    • Организация контроля исполнения поручений руководителя. Приоритетность исполнения и делегирование.
    • Планирование и организация командировок руководителя. Подготовка деловых поездок. Заказ билетов и бронирование отелей. Предоставление отчетности по итогам командировок.

    Административная поддержка деловых совещаний.

    • Роль и функции совещаний в процессе управленческой деятельности. Классификация совещаний.
    • Особенности проведения различных видов совещаний. Принципы эффективной организации совещаний.
    • Обзор технических средств проведения совещаний.
    • Организация оперативных совещаний руководителя. Формирование регламента. Приглашение участников. Подготовка и рассылка информационных материалов.
    • Организация деловых встреч с партнерами. Чек-лист подготовки встречи. Особенности оформления протокола совещания с зарубежными партнерами.
    • Организация встреч в рамках проведения выставок и конференций. Особенности неформальных встреч.
    • Основы эффективного протоколирования. Виды протоколов. Требования при составлении и оформлении протоколов.
    • Требования к формулировкам решений в протоколах.
    • Основные правила выпуска протокола. Порядок согласования, подписания, рассылки.
    • Оптимизация проведения совещаний. Обзор программных средств по автоматизации совещаний.

    Организация жизнедеятельности и эксплуатации офиса.

    • Сервисное обслуживание офиса. Офисное оборудование и расходные материалы. Выбор поставщиков и сервисных компаний.
    • Сбор и обобщение заявок. Организация курьерской доставки. Особенности различных способов передачи отправлений.
    • Планирование поездок. Составление графика использования автомобильного транспорта.

    Коммуникативная компетентность офис-менеджера и администратора.

    • Организация внешней (органы власти, партнеры) и внутренней (сотрудники офиса и филиалов) коммуникации.
    • Этика и психология делового общения.

    Телефонные коммуникации.

    • Прием и распределение телефонных звонков руководителя; фиксация и передача сообщений.
    • Особенности деловой коммуникации по телефону. Корпоративные формулы приветствия и представления.
    • Техники телефонных переговоров с контрагентами и партнерами.

    Организация эффективной работы приемной.

    • Оформление приемной и организация рабочих мест секретарей и персональных ассистентов.
    • Дизайн офиса и оформление кабинета руководителя.
    • Профессиональный прием посетителей.
    • Особенности приема командированных и делегаций.
    • Основы делового гостеприимства: подача чая-кофе.

    Организация деловых и специальных мероприятий (совещаний, переговоров, конференций).

    • Подготовка информационно-справочных документов и помещения к мероприятию.
    • Подготовка публичных выступлений руководителя.
    • Документирование деловых мероприятий.
    • Организация сервисного обслуживания: бизнес-ланча, фуршета. Организация культурной программы, выбор подарков.
    • Организация поздравлений контрагентов, партнеров руководителя.

    День 4.

    Автоматизация документооборота и архива.

    • Нормативное регулирование в области работы с электронными документами и системами электронного документооборота.
    • Электронные документы. Особенности создания, подписания, учета, хранения электронных документов.
    • Обзор и анализ современного российского рынка систем электронного документооборота и архива.
    • Основные возможности и проблемы внедрения электронных систем.
    • Выбор и порядок внедрения систем электронного документооборота и архива.
    • Пути оптимизации работы в СЭД. Модернизация систем автоматизации документооборота и архива.
    • Создание электронного архива. Форматы хранения электронных документов. Правила использования и уничтожения электронных документов.

    Систематизация и хранение документов.

    • Нормативное регулирование в области работы с архивными документами.
    • Сроки хранения документов в соответствии с архивным законодательством.
    • Экспертиза ценности документов. Создание и регламентация деятельности экспертной комиссии.
    • Подготовка номенклатуры дел. Особенности формирования номенклатуры дел структурных подразделений.
    • Формирование и оформление дел в делопроизводстве.
    • Централизованное и децентрализованное оперативное хранение документов.
    • Подготовка документов к архивному хранению. Полное оформление документов.
    • Построение архива организации. Нормативное регулирование функционирования архива, требования к техническому оснащению.
    • Документирование передачи дел в архив организации.
    • Обзор средств организационной техники, используемой в архиве.
    • Выбор способа уничтожения документов. Документирование процесса уничтожения документов.
    • Административная ответственность за нарушения действующего законодательства по архивному делу.
    • Построение информационно-справочной работы по архивным документам.
    • Аутсорсинг архива. Преимущества и риски. Порядок построения работы с архивными документами, переданными на внеофисное хранение.

     

    Формат обучения

    Курс повышения квалификации, очно-заочная форма.

    Для участников предусмотрено

    Методический материал, обеды, кофе-паузы.

    Экскурсионная программа по Санкт-Петербургу как необязательная часть.

    Документ по окончании обучения

    По итогам обучения слушатели, успешно прошедшие итоговую аттестацию по программе обучения, получают Удостоверение о повышении квалификации в объеме 32 часов, (Лицензия на право ведения образовательной деятельности от 03 мая 2017 года №038386, выдана Департаментом образования города Москвы).

    Информация для иногородних клиентов

    Иногородним клиентам оказывается помощь в бронировании гостиницы на период прохождения обучения.

    Это мероприятие можно заказать в корпоративном формате