Есть вопросы по выбору курсов?
Пишите: portal@rosbo.ru
Укажите:
ФИО и телефон
Какой курс или тема интересует
Онлайн или очно (какой город)
Быть лицом компании, по профессионализму которого судят о руководителе и обо всем коллективе, - задача непростая, но невероятно интересная! Узнайте, каковы плюсы и минусы профессии секретаря или помощника руководителя, где получить образование и на какие доходы можно рассчитывать.
«Хороший секретарь удваивает эффективность своего шефа. Плохой секретарь уменьшает её наполовину». Томас Конеллан
В этой статье вы узнаете:
Секретарь – это сотрудник офиса, в компетенции которого находится множество задач – от подготовки документации и организации встреч и переговоров до поддержания бесперебойной работы в офисе и создания правильного делового микроклимата.
Первые секретари появились еще у древнеримской знати. Они должны были давать хозяевам мудрые советы и сохранять их в тайне от посторонних. В России должность возникла при Петре I. На нее принимали хорошо образованных людей, знающих законы.
Особенности профессии
Среди представителей профессии с учетом должностных обязанностей можно выделить несколько групп:
Секретарь в приемной или на ресепшн. Он подчиняется непосредственно руководителю организации, встречает посетителей, отвечает на телефонные звонки или переадресует их сотрудникам компании, исполняет поручения руководителя. Важные требования к сотруднику – опрятный, презентабельный внешний вид, грамотная устная и письменная речь.
Секретарь-референт. Эта должность считается более ответственной. Специалист организует работу офиса, занимается подготовкой различных документов, контролирует использование, обслуживание и ремонт оргтехники, следит за наличием канцелярских принадлежностей, напитков и продуктов питания.
Помощник руководителя. Сотрудник этого уровня занимается решением проблем организации, дает указания другим служащим, ведет протоколы собраний, готовит деловые переговоры, совещания, конференции и прочие мероприятия, планирует командировки, бронирует транспорт и отели, а также готовит или принимает документы, передает их на хранение в архив.
Полномочия и ответственность секретаря
Специалист может обсуждать с руководителем вопросы улучшения работы офиса и организации в целом. Он имеет право:
В некоторых организациях должность секретаря предусматривает дисциплинарную и материальную ответственность. Однако при утере важной документации к административной ответственности привлекается компания. В рамках своих обязанностей секретарь должен следить за теми материальными ценностями, которые присутствуют в офисе, например, за оргтехникой или мебелью.
Солидные компании готовы принимать в штат специалистов со знанием основ делопроизводства, программы 1С, стенографии, а также этики делового общения и психологии. Стать частью профессионального сообщества помогают обучающие программы.
Выбирайте программы обучения, сравните условия нескольких учебных центров:
https://www.rosbo.ru/study/themes/sekretar-pomoshchnik-rukovoditelya
К секретарю или помощнику руководителя работодатели предъявляют обширный перечень требований:
Обучающие программы помогают будущим специалистам освоить:
Кадровый рынок России в течение нескольких лет демонстрирует дефицит административного персонала, в том числе личных помощников и секретарей. В то же время любой человек, занимающий руководящую должность, остро нуждается в ответственных, грамотных доверенных лицах.
Быть правой рукой директора – ответственная, но непростая задача, имеющая свои плюсы и минусы.
Преимущества
Недостатки
Среди ценных качеств, незаменимых в профессии секретаря или помощника руководителя, стоит выделить:
Разграничивайте личные и рабочие звонки и переписку по электронной почте.
Всегда держите под рукой блокнот для записей, чтобы быстро найти имя, номер телефона или другую необходимую информацию.
Никогда не вступайте в спор с посетителем или звонящим. Постарайтесь перевести их на руководителя.
Предложите помощь сотрудникам офиса. Лучше заполучить друзей, чем недоброжелателей.
Персонал является основой любого бизнеса. Его подбор, трудоустройство и документальное сопровождение деятельности в компании относятся к перечню задач кадровиков. В общем специалист данного профиля берёт на себя всё, что связано с кадровым делопроизводством и политикой. То есть необходим для...
Движение финансовых средств, их учёт и подсчёт являются определяющим фактором для обеспечения работоспособности бизнеса. В крупных и средних компаниях подобным занимается целый отдел, возглавляемый главным бухгалтером. А в небольшом бизнесе он может в одиночку заниматься такой работой.
Одним из важных этапов в строительстве, является определение финансовых затрат на исполнение проекта. Занимается расчётом стоимости работ, найма специалистов и материалов сметчик. Без такого профессионала строительные компании были бы вынуждены работать вслепую и не факт, что смогли бы завершить...
Работа с документацией ведётся в любой организации без исключения и требует существенных усилий. Их поиск, обработка и хранение отнимает определённое время, трудовые и финансовых ресурсов. Оптимизировать подобные затраты могут такие специалисты, как документоведы.
Многие исполненные документы нельзя уничтожать по закону определённое время или они ещё могут быть востребованы. В таком случае они все отравляются на хранение в архив. Занимается его организацией, ведением и обслуживанием архивист.
Документационное обеспечение собственной деятельности, очень важно для любого бизнеса. Без этого невозможен учёт собственных ресурсов, выполнение многих операций и отчётность, в том числе для регулирующих органов. Специализируются на задачах такого спектра делопроизводители.
Руководитель компании занятое должностное лицо, решающее преимущественно проблемы глобального плана в организации. Но только лишь ими не ограничивается число задач, которое перед ними встаёт. Чтобы разгрузить начальство в решении менее важных локальных вопросов и помочь в иных делах, существует...